Jak dobrze zdefiniować wymagania do budowy strony internetowej?

Od czego zacząć? Każdy przedsiębiorca zlecający wykonanie strony internetowej swojej firmy powinien przede wszystkim przygotować podstawowe informacje dotyczące prowadzonej działalności. Muszą one być zawarte także w briefie, czyli dokumencie przeznaczonym do użytku agencji interaktywnych, który w dużym stopniu ułatwia pracę i pozwala oszczędzić czas.

Prezentując firmę warto też scharakteryzować krótko branżę, w jakiej ona działa, a także konkurencję. Największy nacisk należy jednak położyć na ofertę przedsiębiorstwa, określić grupę odbiorców, sposoby sprzedaży oraz komunikowania się z rynkiem. Przedstawiając firmę nie można też zapominać o zawarciu informacji dotyczącej dotychczasowych działań on-line, a więc aktualnej strony internetowej, jej mocnych i słabych stron oraz wykorzystywanych metodach promowania firmy.

Określenie celów, jakie ma spełniać strona www

Wyznaczenie celów, które ma realizować serwis internetowy, należy do najważniejszych kwestii, jakie decydują o wyborze technologii wykorzystanej podczas jego tworzenia. Oczywiście takich celów może być więcej niż jeden, ale w takich sytuacjach warto doprecyzować, które z nich są najważniejsze.

Wśród najczęściej wyznaczanych celów witryn komercyjnych wymienia się:

• sprzedaż obejmującą np. obsługę zamówień albo dokonywanie płatności on-line;
• zachęcanie do skorzystania z oferty firmy, czyli przyciąganie potencjalnych klientów;
• zwiększanie świadomości marki wśród aktualnych i przyszłych klientów;
• umożliwienie komunikacji z partnerami;
• rozszerzanie sieci dystrybucyjnej dzięki zdobywaniu kolejnych przedstawicieli;
• wspomaganie pracy biur obsługi klienta, polegające np. na umieszczeniu na stronie działu FAQ;
• realizację obowiązków określonych ustawowo, a więc np. publikowanie informacji o spółkach publicznych czy informacji przetargowych;
• rekrutację nowych pracowników, np. poprzez publikację aktualnych ofert pracy;
• wspomaganie Public Relations, np. poprzez publikację komunikatów prasowych i materiałów dla dziennikarzy;
• obsługę innych niż wymienione wyżej działań charakterystycznych dla działalności firmy

Określając cele strony internetowej warto zdawać sobie sprawę, że nierzadko mylone są z nimi środki i narzędzia prowadzące do ich realizacji, a więc np. prezentowanie oferty w atrakcyjny sposób, publikowanie informacji o firmie i jej referencji, udostępnianie treści mogących zainteresować odbiorców czy ukazywanie mapy sieci sprzedaży. Przedstawiając swoje wymagania co do celów witryny nie należy skupiać się na tych kwestiach, ponieważ to wykonawca decyduje o tym, jakie środki najlepiej sprawdzą się w ich realizacji.

Rodzaj serwisów internetowych

Określenie najważniejszych celów, jakie realizować ma strona internetowa, pozwala w łatwiejszy sposób zakwalifikować ją do jednego z podstawowych typów witryn. Oczywiście niezależnie od tego warto też jasno zaznaczyć o jaki serwis chodzi.

Wśród podstawowych typów serwisów internetowych wymienia się:

• serwis korporacyjny – jest to firmowa strona internetowa promująca przedsiębiorstwo i oferowane przez nie produkty i usługi;
• strona produktowa – tego typu witryny promują grupę produktów albo jeden z nich;
• sklep internetowy – jest to strona zawierająca katalog produktów, która umożliwia dokonanie zakupów za pośrednictwem Internetu;
• microsite – mini-strona tworzona na potrzeby określonych akcji promocyjnych;
• landingpage– rodzaj strony microsite, której celem jest „odbieranie” ruchu generowanego dzięki prowadzonej kampanii reklamowej;
• extranet – tego typu witryny dostępne są zamkniętej grupie użytkowników, a korzystanie z nich wymaga logowania;
• portal – serwis internetowy o rozbudowanej strukturze, który realizuje wiele funkcjonalności.

Grupa docelowa publikowanych treści

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku wszystkich działań komunikacyjnych, dostarczenie agencji interaktywnej szczegółowych informacji dotyczących grup odbiorców jest niezwykle istotne. Każda z nich powinna być nazwana i opisana z uwzględnieniem cech demograficznych i psychograficznych, a także rodzaju treści, jakie będą do nich skierowane. Poniżej przykład opisu grupy celowej:

Potencjalni klienci:

• cechy demograficzne – mężczyźni w wieku od 25 do 40 lat zamieszkujący duże miasta, wykształcenie co najmniej średnie, zarobki powyżej średniej krajowej;
• cechy psychograficzne – osoby dokonujące przemyślanych zakupów skłonne wydać więcej na produkty dobrej jakości i znane marki, nie obawiające się transakcji realizowanych przez Internet;
• publikowane treści – przedstawienie oferowanych przez firmę urządzeń osobistych z możliwością zakupu przez Internet.

Warunki brzegowe projektu

Jeśli zewnętrzne ograniczenia realizacji projektu są znane jeszcze przed podjęciem współpracy z agencją interaktywną, trzeba jak najwcześniej poinformować o nich potencjalnego wykonawcę. Takimi ograniczeniami mogą być:

• określony budżet – ujawnienie wysokości budżetu na wczesnym etapie realizacji projektu pozwoli wykonawcy zaproponować najlepsze rozwiązania dostępne za wyznaczoną cenę;
• termin – dotyczy to sytuacji związanych z zaplanowaną kampanią reklamową albo np. uczestnictwa w targach branżowych;
• wymagania techniczne, a więc polityka bezpieczeństwa czy konieczność odpowiedniego skonfigurowania posiadanego serwera;
• zasady korporacyjne – elementy narzucone przez centralę, do których zaliczyć można np. określony wygląd strony.

Treści publikowane na stronach

Zdarza się, że projektowanie strony internetowej to część zaplanowanej strategii e-marketingowej. W takiej sytuacji agencja interaktywna powinna przedstawić konstrukcję informacji publikowanych na tworzonym serwisie. Oczywiście realizacja tego zadania wymaga szczegółowej analizy działań prowadzonych przez przedsiębiorstwo i zazwyczaj musi wykonać je klient. Chociaż pracownicy agencji zajmujący się projektem powinni przedstawić najbardziej optymalną w konkretnym przypadku strukturę witryny, muszą mieć do dyspozycji niezbędne dane, takie jak lista rodzajów informacji zamieszczonych na stronie, a także podział i ilość publikowanych treści. Najbardziej rozsądnym rozwiązaniem jest więc przekazanie przez przedsiębiorcę własnej propozycji struktury strony.

Przykładowa struktura strony:

1. Strona główna
2. O firmie.
   1. Historia.
   2. Zarząd.
3. Oferta.
   1. Grupa produktów A.
      • Produkt A1
      • Produkt A2
      • Produkt A3.
   2. Grupa produktów B.
      • Produkt B1
4. Referencje.
5. Partnerzy.
6. Obsługa klienta.
   1. Wsparcie techniczne.
   2. FAQ.
   3. Reklamacje.
7. Oferty pracy.
8. Serwis prasowy.
   1. Komunikaty prasowe.
   2. Pliki do pobrania
9. Kontakt

Wypunktowanie pozwoli w precyzyjny i jednoznaczny sposób zaprezentować oczekiwany podział treści, jakie mają być opublikowane na stronie. W ten sposób można jednoznacznie określić, które elementy powinny być przypisane do poszczególnych sekcji, a zastosowanie wcięć ułatwi wyobrażenie sobie efektu końcowego. Liczba poziomów wyodrębnionych w takim wypunktowaniu zależna jest od ilości treści, a do zadań agencji należeć będzie zaprojektowanie odpowiedniej nawigacji serwisu. Na jednych stronach doskonale swoją funkcję spełni rozwijane menu, zaś na innych konieczne jest zastosowanie dodatkowego menu bądź innych elementów ułatwiających użytkownikowi poruszanie się po witrynie oraz należyte wyeksponowanie jej najważniejszych treści.